Yleistä
Isännöintitoimistomme toiminnan kannalta on välttämätöntä käsitellä asiakasyrityksiin, heidän asiakkaisiinsa ja sidosryhmiinsä liittyviä henkilötietoja. Näiden tietojen käsittelystä sovitaan asiakasyhtiön kanssa, ja tietoja käsitellään rekisteröityjen yksityisyys huomioiden.
Rekisterinpitäjä
Toiminimi: Lapuan PKO-Isännöinti- ja toimistopalvelut Oy
Aputoiminimi: Isännöinti Ässät
Y-tunnus: 2484718-5
Toimipisteet:
Puistotie 2, 62100 Lapua
Seuralantie 5, 60200 Seinäjoki
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: info@pko-toimistopalvelut.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä tuottaessamme isännöintipalveluita taloyhtiöille toimeksiantosopimusten mukaisesti. Käsittelemme tietoja myös lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitolain, rahanpesulain ja asunto-osakeyhtiölain noudattamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tiedonkeruu
Käsittelemme henkilötietoja asiakasyhtiöiden puolesta, mukaan lukien osakkaiden, hallituksen jäsenten ja asukkaiden tietoja. Tiedot ovat tarpeellisia henkilön tunnistamiseksi ja hänen antamiensa ilmoitusten käsittelemiseksi, kuten esimerkiksi vastikevalvonnassa, saatavien perinnässä, taloyhtiölle hankittujen palveluiden järjestämisessä, muuttoilmoitusten käsittelyssä ja mahdollisissa reklamaatiotilanteissa.
Säilytettävät henkilötiedot voivat sisältää:
- Syntymäajan, henkilötunnuksen (esim. hallituksen osalta tai tarvittaessa), osoitteen, PEP-tiedot ja jäädytyslistalla olon
- Henkilön todentamiseen käytettävät asiakirjat ja edunvalvontatiedot
- Vuokraustoiminnassa tarvittaessa luottotiedot
- Yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköposti
- Osoite- ja huoneistotieto
- Muuttoajankohdat ja huoneistossa asuvat henkilöt, osakesiirtomerkinnät.
Tietojen lähteet
Useinmiten henkilö itse sisäänmuuton tai sopimuksen tekemisen yhteydessä. Tietoja voidaan saada myös henkilöä edustavalta organisaatiolta tai taloyhtiöltä.
Henkilötietojen luovutukset
Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:
- Perintätoimistot saatavien perimiseksi
- Viranomaiselle lakiin perustuvaa pyyntöä vastaan
- Vakuutusyhtiöt ja oikeudelliset neuvonantajat tarvittaessa (esimerkiksi vahinkotapahtumat)
- Palveluntarjoajat, kuten huoltoyhtiöt
Tietojen siirto EU tai ETA ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU
tai ETA ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia.
Tietojen säilyttäminen
Tietojen säilytysaika riippuu henkilötietojen luonteesta ja käsittelyn tarkoituksesta. Pääsääntöisesti tiedot säilytetään asiakassuhteen voimassaoloajan ja sen jälkeen niin pitkään kuin on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden tai oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.
Tietoturva ja henkilötietojen käsittelyn ohjeistus yrityksessämme
Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Sähköinen arkistointi on suojattu teknisin toimenpitein, ja pääsy tietoihin on rajattu. Henkilöstö on koulutettu tietosuojalainsäädännön mukaisesti, ja osaamista päivitetään säännöllisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on oikeus:
- Saada tietoa itseään koskevista henkilötiedoista
- Pyytää tietojen oikaisua, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
- Vastustaa tietojen käsittelyä
Saada tietonsa koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle - Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti osoitteeseen info@pko-toimistopalvelut.fi.
- Oikeutta pyytää tietojen poistamista, tietojen käytön rajoittamista tai käsittelyn vastustamista ei ole niiden tietojen osalta, joiden käsittely on tarpeellista tai välttämätöntä.
Emme käytä automaattista päätöksentekoa tai tee profilointia henkilötietojen perusteella.
Valitusoikeus
Rekisteröidyillä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos tietosuojalainsäädäntöä rikotaan. Yhteystiedot: tietosuoja@om.fi